1- بعد ورود به سيستم يكپارچه صفحه اصلي زير نمايش داده مي شود و سپس از منوي هاي بالاي صفحه گزينه مكاتبات اداري را انتخاب مي كنيم .

(شكل 1)

2- بعد از انتخاب منوي مكاتبات اداري وارد پنچره زير مي شويم . در اين پنچره پيام هاي دريافتي صندوق پيام شركت خود را مشاهده مي نماييد . براي مشاهده متن پيام مي بايست بروي عنوان پيام مورد نظر كليك كرده تا متن پيام در پنجره جديد نمايش داده شود هر گاه فايلي به همراه متن نامه وجود داشته باشد تعداد فايلهاي پيوست شده به پيام در انتهاي سطر مشخصات پيام با عدد مربوطه مشخص مي شود كه  در صورت مشاهده مي توان بعد از انتخاب پيام جهت مشاهده ، در انتهاي پنجره باز شده مشخصات فايل و همچنين فايل مورد نظر را مشاهده نمود . همچنين مي توانيد اين پيام هاي را به پوشه هاي كه قبلا توسط شما ايجاد گرديده منتقل نماييد . براي حذف پيام مي توانيم با انتخاب نمودن هر كدام از پيام ها براي حذف ، بروي گزينه خذف كليك كرده تا پيام مورد نظر حذف گردد . براي انتخاب همه پيام ها مي توانيم بروي گزينه همه و براي عدم انتخاب پيام هاي انتخاب شده مي توان بروي گزينه هيچكدام كليك نمود .

در قسمت انتقال به در صورت وجود پوشه مي توانيم هر كدام از پيام هاي مورد نظر خود را به پوشه مورد نظر خود انتقال دهيم .

(شكل 1-2)

براي نمايش پيام هاي دريافت شده بروي موضوع پيام كليك مي نماييم .

(شكل 2-2)

بعد از كليك كردن بروي پيام مورد نظر پيام بصورت زير قابل مشاهده مي گردد .

(شكل 3-2)

3- در اين قسمت بعد از انتخاب گزينه ارسال نامه جديد به دبيرخانه وارد پنچره زير مي شويم ، در اين پنچره در حالت پيش فرض گزينه پيغام فعال مي باشد . شما مي توانيد عنوان و متن پيغام خود را در قسمت هاي مورد نظر درج نماييد . پس از تكميل مراحل فوق گزينه ارسال را انتخاب نماييد تا پيام شما به دبيرخانه اين اداره كل ارسال گردد .

در صورت پيوست نمودن فايل به متن پيغام خود مي توانيد گزينه پيوست را انتخاب نماييد .

(شكل 1-3)

پس از انتخاب گزينه پيوست وارد پنچره زير مي شويم ، در اين قسمت جهت پيوست نمودن فايل هاي مورد نظر بر روي گزينه Browse كليك مي نماييم و فايل مورد نظر خود را از داخل رايانه خود انتخاب مي كنيم سپس گزينه بارگزاري را انتخاب مي كنيم تا فايل هاي انتخاب شده به متن پيام پيوست گردد .

* لازم به ذكر است حجم فايل نبايد بيش از 500 كيلو بايت باشد ، در غير اين صورت فايل در سيستم بارگزاري نخواهد شد .

(شكل 2-3)

پس از انتخاب فايل مورد نظر گزينه ارسال را انتخاب مي كنيم تا فايل انتخاب شده بارگزاري گردد ، بعد از بارگزاري فايل نام فايل به همراه امكان حذف فايل بارگزاري شده نمايان مي گردد كه در صورت تمايل مي توان فايل را خذف نمود ،براي خذف مي بايستي بر روي گزينه حذف كليك كرده تا فايل مورد نظر حذف گردد .

پس از تكميل مراحل فوق گزينه ارسال پيام را انتخاب نماييد تا پيام شما به همراه مدارك پيوست شده به دبيرخانه اين اداره كل ارسال گردد .

(شكل 3-3)

بعد از انتخاب گزينه پوشه ،وارد پنچره جديد زير مي شويم كه در اين قسمت مي توانيم در قسمت عنوان فارسي نام پوشه مورد نظر خود را درج نماييم و پس از كليك بروي گزينه ثبت پوشه جديدي جهت بايگاني پيامهاي دريافت شده ايجاد مي گردد .

(شكل 1-4)

براي حذف پوشه ساخته شده مي بايست پوشه مورد نظر خود را انتخاب كرده ، پس از انتخاب پنچره زير ايجاد مي گردد كه در اين قسمت با انتخاب گزينه خذف ،پوشه مورد نظر حذف مي گردد .

(شكل 2-4)